آموزش کار با Trello – Zoomit

در هر صنعتی، همکاری مزایای بسیاری دارد. تیم ها می توانند وظایف را سریعتر و کارآمدتر انجام دهند و از طریق همکاری به نوآوری و پرورش خلاقیت دست یابند. ابزارهای همکاری به دو نفر و گروه های بزرگتر کمک می کند تا با یکدیگر همکاری کنند و به سمت یک هدف یا اهداف مشترک حرکت کنند. Trello یکی از آن ابزارهای قدرتمند است که در این مقاله نحوه کار با آن را توضیح خواهیم داد.

Trello چیست؟

Trello یک ابزار مشارکتی محبوب و آسان برای استفاده است که به شما امکان می دهد پروژه ها و همه چیزهای مرتبط با آنها را در تابلوها سازماندهی کنید. با Trello می توانید به اطلاعات زیر دسترسی دقیق و فوری داشته باشید:

  • بر روی چه مسئله ای کار می کنید؟
  • چه کسی روی چه چیزی کار می کند؟
  • پروژه چگونه پیشرفت کرده است؟

Trello از تابلوها، نقشه ها و لیست ها برای مدیریت بصری پروژه ها استفاده می کند. وظایف فرعی در نقشه را می توان با چک لیست تعریف کرد. وظایف را می توان به چندین عضو اختصاص داد. لذا هرگونه تغییر نقشه به اطلاع ایشان خواهد رسید. کارها می توانند زمان یا مهلت تحویل داشته باشند. این گزارش فعالیت تیم را به‌روز نگه می‌دارد و توانایی درج پیوندها به سازماندهی کارآمد منابع اجازه می‌دهد.

برای روشن شدن موضوع، فرض کنید سه پروژه را به طور همزمان مدیریت می کنید. Trello به شما امکان می دهد برای هر پروژه یک تابلو ایجاد کنید. در مرحله بعد، پروژه را به بخش های کوچکتر روی تابلوهایی به نام لیست تقسیم کنید و کارت هایی را در هر لیست قرار دهید که نشان دهنده وظایفی است که باید تکمیل شوند.

هم تیمی ها را اضافه کنید و هر کارت را بر اساس تجربه به شخصی اختصاص دهید. همچنین می توانید تقویم و مهلت تحویل را به کارت ها اضافه کنید و با گذاشتن نظر و افزودن لینک و عکس به هر کارت، از مسائل مرتبط و پیشرفت کار مطلع شوید. از آنجایی که هر سه پروژه شما به طور همزمان در حال اجرا هستند، با کمک Trello می توانید آنها را به خوبی مدیریت کنید و مراحل کاری تیم خود را زیر نظر داشته باشید. برای آشنایی بیشتر با برنامه های مدیریت کار، مقاله ارائه بهترین اپلیکیشن ها برای برنامه ریزی و مدیریت کار را از دست ندهید.

برای Trello ثبت نام کنید

برای ایجاد یک حساب جدید Trello، باید از یک آدرس ایمیل منحصر به فرد استفاده کنید که قبلاً در Trello یا Atlassian استفاده نشده است.

  • به صفحه ثبت نام Trello بروید و اطلاعات خود را برای تکمیل ثبت نام وارد کنید.
  • سپس ایمیل خود را بررسی کنید تا ایجاد حساب Trello جدید خود را تأیید کنید.

معرفی تابلوها در Trello

داشبورد مکانی برای ردیابی اطلاعات است که اغلب برای پروژه های بزرگ، تیم ها یا گردش کار ایجاد می شود. هر تخته Trello مکانی برای سازماندهی وظایف و تمام جزئیات کوچک و مهمتر از همه برای همکاری با همکارانتان است. برد Trello (A در عکس A) تنها دارای چهار جزء اصلی است. اما امکانات بی حد و حصری وجود دارد.

چهار عنصر اصلی در یک برد Trello
تصویر A – نمای یک تابلو با چهار گزینه اصلی

اگر برای هر پروژه یک برد جداگانه ایجاد کنید، بهتر می توانید پیشرفت کار را زیر نظر داشته باشید.

یک تابلو در Trello ایجاد کنید

  • پس از ورود به حساب Trello خود، صفحه اصلی مانند تصویر زیر را مشاهده خواهید کرد.
  • در بخش فضاهای کاری شمایک جعبه مستطیل شکل به نام یک تابلوی جدید ایجاد کنید وجود دارد.
  • اگر روی Create New Board کلیک کنید، پانل ایجاد تابلو در سمت راست باز می شود.
  • در عنوان داشبورد نام تابلوی خود را انتخاب کنید.
  • در بخشی از دیدروی فضای کار برای نمایش سه گزینه کلیک کنید:
  اولین رندرهای Google CAD Pixel 7 فاش شد

به طور خصوصی: فقط اعضایی که به تابلو اضافه می کنید می توانند به تابلو دسترسی داشته باشند و آن را ویرایش کنند.

فضای کار: همه اعضای پروژه در فضای کاری می توانند تابلو را ببینند و ویرایش کنند.

عمومی: هر کسی در اینترنت (از جمله گوگل) می تواند این تابلو را ببیند. اما فقط اعضا می توانند آن را ویرایش کنند.

  • پس از انتخاب گزینه صحیح، ايجاد كردن برای ایجاد تابلو کلیک کنید. قبل از انجام این کار، در صورت تمایل، می توانید یک پس زمینه برای تابلو خود یا با کلیک کردن انتخاب کنید با یک الگو شروع کنید از یک قالب آماده استفاده کنید.

شما با موفقیت یک تابلو ایجاد کردید. اکنون می توانید فرآیند تعیین وظایف را در Trello شروع کنید.

آشنایی با لیست های Trello

لیست ها (B در شکل A) کارت ها یا وظایف خاص یا قطعات اطلاعات را در مراحل مختلف پیشرفت سازماندهی می کنند. شما می توانید لیست کارت را پر کنید. لیست ها را می توان برای ایجاد یک گردش کار استفاده کرد که در آن کارت ها در هر مرحله از فرآیند، از ابتدا تا انتها جابه جا می شوند.

برای مثال، اگر داشبوردی برای برنامه‌ریزی وبلاگ‌ها برای یک ماه ایجاد می‌کنید، می‌توانید مراحل را به‌عنوان «موضوعات»، «در حال انجام»، «وضعیت تجدیدنظر»، «پیش‌نویس نهایی»، «تکمیل‌شده» و «منتشرشده» فهرست کنید. به یاد داشته باشید، هیچ محدودیتی برای تعداد لیست هایی که می توانید به یک تابلو اضافه کنید وجود ندارد. می توانید لیست ها را به دلخواه مرتب کنید و نام گذاری کنید.

یک لیست در یک تابلوی Trello ایجاد کنید

هنگامی که تابلو را ایجاد کردید، می توانید شروع به ایجاد لیست های خود کنید. برای ایجاد یک لیست:

  • در تابلوی انتخاب شده، در یک لیست اضافه کنید کلیک. یک نام برای لیست انتخاب کنید و یک لیست اضافه کنید بازدید
  • این کار را برای هر تعداد تخته که می خواهید تکرار کنید.
  • برای مشاهده امکاناتی که در هر لیست در دسترس شماست، روی نماد سه نقطه کنار آن کلیک کنید.
  • با کلیک بر روی این نقاط، اقدامات مختلفی مانند افزودن یک نقشه جدید، ایجاد یک اتوماسیون، جابجایی و بایگانی نقشه ها را مشاهده خواهید کرد.

آشنایی با کارت ها در Trello

Trello به شما اجازه می دهد تا با افزودن کارت هایی به لیست (C در شکل A) وظایفی را برای هر مرحله از پروژه تعریف کنید. شما می توانید نقشه های مختلف را در یک پروژه ایجاد کنید تا هر مرحله از پروژه را بدون برقراری ارتباط دستی با تیم خود کنترل کنید. به عنوان مثال، شما نقشه ای ایجاد کرده اید که موضوع وبلاگ شما را پوشش می دهد. می توانید کارت را به هم تیمی خود اختصاص دهید تا مسئولیت تکمیل کار را بر عهده بگیرد. همانطور که او کارت را به لیست های مختلف روی برد منتقل می کند، می توانید پیشرفت پروژه را دنبال کنید.

  خلق فیگورهای شبه انسان با عکاسی فوق سریع از آب

هر زمان که نقشه ای به لیست دیگری اضافه شود، همه اعضای اضافه شده از وضعیت پروژه مطلع خواهند شد. ناگفته نماند که هر عضوی، از جمله شما، به‌روز می‌ماند و نیازی نیست که هر کار را به‌صورت دستی به اشتراک بگذارید. شما همیشه می توانید در مورد کارت ها نظر دهید و وظیفه را برای ارتباط بهتر شرح دهید.

کارت ها را در لیست Trello ایجاد کنید

  • روی گزینه یک نقشه اضافه کنید روی لیست کلیک کنید.
  • عنوان کارت ورودی/خروجی یک نقشه اضافه کنید کلیک.
    • این کار را برای هر تعداد کارتی که می خواهید ایجاد کنید تکرار کنید.

ویرایش کارت ها در Trello

  • برای ویرایش هر نقشه و افزودن اطلاعات بیشتر روی هر نقشه کلیک کنید.
  • در سمت راست نقشه چهار برگه وجود دارد که هر تب شامل اقداماتی است که می‌توانید برای کار اعمال کنید. در زیر هر چهار بخش را توضیح داده ایم.

1. اضافه کردن به بخش نقشه

  • شرح: در بخش شرح می توانید توضیحات کارت را وارد کنید.
  • اعضا: برای افزودن افراد به نقشه، روی ضربه بزنید اعضا کلیک کنید و فرد مورد نظر را اضافه کنید.
  • برچسب ها: دکمه برچسب ها اجازه بازنویسی روی نقشه ها را می دهد. می توانید از برچسب های رنگی مختلف برای تعیین فوریت، اهمیت و موارد مشابه استفاده کنید. برای نشان دادن نام هر برچسب روی نماد مداد کلیک کنید. برای ساخت یک برچسب با عنوان و رنگ جدید، روی یک برچسب جدید ایجاد کنید کلیک.
  • تاریخ: برای افزودن تقویم و زمان تحویل به تاریخ کلیک. در اینجا می توانید تاریخ تحویل را از تقویم مشخص کنید و یک یادآور برای اعضای کارت (تنظیم یادآور تاریخ پرداخت) تعیین کنید. یادآوری را می توان در تاریخ های مختلف تنظیم کرد، مانند دو یا یک روز قبل از زمان تحویل، چند ساعت تا چند دقیقه قبل از زمان برنامه ریزی شده، یا دقیقا در زمان تحویل.
  • پوشش: اگر می خواهید کارت شما پوشش داده شود، سرپوش گذاشتن بازدید. برای این منظور می توانید از رنگ استفاده کنید یا عکس آپلود کنید.
  • پیوست: برای افزودن فایل یا پیوند، از پیوست درخواست کمک کنید می‌توانید فایل‌هایی را از رایانه، Google Drive، Dropbox، Box، One Drive و خود Trello با پیوست‌ها یا پیوندی به کارت به کارت اضافه کنید.

2. بخش Power-Ups

Trello ویژگی های اضافی را در هر برد ارائه می دهد. این پلاگین ها ویژگی های خاصی هستند که می توانید از آنها برای مدیریت موثر پروژه ها استفاده کنید و به اعضای تیم خود فرصت دهید تا در یک گردش کار سازمان یافته کار کنند. Trello مزایای شگفت انگیزی دارد که می توانید برای پروژه های خود از آنها استفاده کنید. برای مثال، می‌توانید یک نمای تقویم اضافه کنید که تاریخ سررسید کارت را نشان می‌دهد، یا یک کادر چت تیمی اضافه کنید که به شما امکان می‌دهد با کل تیم در یک مکان ارتباط برقرار کنید.

همچنین می‌توانید برای امنیت بیشتر، یک نسخه پشتیبان برای پشتیبان‌گیری از داده‌های Trello خود اضافه کنید. برای مشاهده و افزودن موارد بیشتر به نقشه زیربخش Power-Ups، کلیک کنید اضافه کردن پاداش کلیک.

3. بخش اتوماسیون

دکمه اتوماسیون از بالای برد کنار دکمه Power-Ups برای کاربر قابل دسترسی است. همچنین می توانید گزینه Automation Buttons را در Maps پیدا کنید. بیایید نگاهی به نحوه عملکرد آن بیندازیم. از آنجایی که هدف ساده سازی گردش کار است تا بتوانید بهتر کار کنید، Trello به شما اجازه می دهد تا فرآیندها را خودکار کنید. Trello انعطاف پذیری را برای تنظیم قوانین، دکمه ها و گزارش های ایمیل ارائه می دهد.

  دوربین OnePlus 10 Pro در بررسی DXOMARK بهتر از Xiaomi Mi 10 Pro عمل می کند.

اتوماسیون به شما امکان می دهد برنامه هایی را با Trello ادغام کنید که به پروژه های شما کمک می کند با هم بهتر کار کنند. Trello چندین برنامه پشتیبانی دارد که به خوبی با ابزارهای مدیریت پروژه کار می کنند، و می توانید آنها را با Trello ادغام کنید تا گردش کار را خودکار کنید. به عنوان مثال، اگر می خواهید بدون نگاه کردن به صفحه Trello با تیم خود ارتباط برقرار کنید، می توانید Trello را به Slack متصل کنید. همچنین، هر زمان که کاری را به افراد هیئت مدیره Trello خود اختصاص دهید، می توانید از طریق ایمیل به اعضای خود اطلاع دهید. به همین ترتیب، می‌توانید فعالیت اعضا را از طریق ایمیل ردیابی کنید تا هر بار که یک عضو کارتی را امضا می‌کند، نظر می‌دهد، برچسب‌گذاری می‌کند یا کاری را تکمیل می‌کند به شما اطلاع داده می‌شود.

4. بخش اقدامات

در این قسمت می توانید روی نقشه موارد زیر را انجام دهید:

  • حرکت: کارت را بین تابلوها یا لیست ها جابه جا کنید و موقعیت آن را در لیست مشخص کنید.
  • یک کپی: کارت را در تابلو یا لیست دیگری کپی و انتخاب کنید تا اطلاعات آن به عنوان برچسب ذخیره شود.
  • یک قالب بسازید: از شکل نقشه فعلی به عنوان الگویی برای نقشه های دیگر استفاده کنید.
  • من در حال تماشا هستم: از تمام فعالیت هایی که روی نقشه انجام می شود آگاه باشید.
  • بایگانی: از نقشه نسخه پشتیبان تهیه کنید.
  • بخش: لینک نقشه یا کد QR را به اشتراک بگذارید، آن را چاپ کنید، آن را با فرمت JSON صادر کنید و…

آشنایی با منوی تابلو در Trello

در سمت راست برد Trello منوی برد قرار دارد که مرکز کنترل تکالیف برد شما است. منو (D در شکل A) جایی است که شما مجوزهای اعضای هیئت مدیره را مدیریت می کنید، تنظیمات را کنترل می کنید، کارت ها را جستجو می کنید، Power-Ups را فعال می کنید و اتوماسیون ایجاد می کنید. می‌توانید تمام فعالیت‌های انجام شده روی یک برد را در فید فعالیت منو ببینید. لحظه ای را به کاوش در همه چیزهایی که منو ارائه می دهد اختصاص دهید.

از قسمت Activity منو می توانید تمام فعالیت هایی را که روی برد انجام می شود نظارت کنید. از این قسمت می توانید نقشه های آرشیو شده را مشاهده کنید و در صورت نیاز با کلیک بر روی آن ارسال در کشتی دوباره آن را روی تخته قرار دهید.

سوالات متداول زومیت

  • Trello برای چه مواردی استفاده می شود؟

    Trello یک ابزار مشارکتی محبوب، ساده و کاربردی است که به شما امکان می‌دهد پروژه‌ها و تمام مسائل مرتبط را در تابلوها سازماندهی کنید.

  • آیا برای استفاده از Trello نیاز به ایجاد یک حساب کاربری دارید؟

    برای ثبت نام در Trello، باید یک حساب Atlassian ایجاد کنید یا به حساب موجود خود وارد شوید.

  • چگونه می توان اعلان های هیئت مدیره را مشاهده کرد؟

    یک نماد زنگ در گوشه سمت راست بالای تابلو وجود دارد که اگر روی آن کلیک کنید می توانید اعلان ها را مشاهده کنید.

دیدگاهتان را بنویسید